事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究
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事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究

2021-10-23 12:11:34 投稿作者: 点击:

【摘要】互联网平台与信息技术在不同社会领域的深入应用,一方面为事业单位电子办公、自动化管理等技术改革提供了便利的条件,推进了一体化办公、档案管理机制的应用范围,在资源整合、简化工作流程、健全办公服务方面取得了优异的成果;另一方面事业单位在推进办公、档案管理智能化、自动化改革目标的过程中仍旧面临着办公系统功能开发不健全、信息共享缺乏客观条件支持等方面的问题,需要事业单位结合现阶段技术改革的具体形式,采取對应的措施,推进档案管理的智能化与办公程序自动化的融合应用进程。

【关键词】安全防护;工作队伍;创新理念

当前阶段事业单位在办公信息服务与档案资源管理方面面临着技术改革的冲击。信息资源的多元化开发、利用形式与事业单位的资源利用需求变化,使得原有的办公程序与档案管理机制已经无法完全满足单位的实际工作和服务需求,将自动化、数字化、智能化技术合理融合到事业单位实际工作中,促进智能档案系统与自动办公系统的融合应用,成为现阶段事业单位建立现代信息管理机制的重要任务。

一、推进智能化档案系统与自动化办公系统有效融合的原则

(一)资源整合的规范性。就现阶段事业单位在日常办公中常用的OA系统来说,在融合智能档案系统中,其在数据存储、格式转换、服务功能方面存在较大的差异。运行程序中格式、算法的不同使得信息开发、利用、处理的方式也有所区别,所以在整合事业单位办公系统和智能档案管理过程中,必须要贯彻落实好规范性原则,对二者的存储标准、程序算法以及服务功能等按照统一的标准进行设计与配置,确保程序运行的规范性,为不同部门之间的工作协作奠定技术基础。

(二)信息处理的安全性。为联通办公系统与档案智能管理系统中的信息,实现数据共享、信息整合、资源开发等技术改革目标,需要对现有的信息资源结构进行调整,合理分配、归类、处理档案与办公信息。在这一过程中为了确保事业单位关键信息、核心数据的安全性,需要设置安全信息防护系统。设置不同的保密等级并在办公程序与档案管理平台上进行分层授权,在提升信息资源管理交互性、共享性的同时树立起保密意识。

(三)服务功能的针对性。不同信息管理系统的融合,应该在建立统一执行标准的同时搭建起功能更健全的信息服务平台,针对办公需要与档案利用需求,提供更便捷、高效的服务,在简化服务流程的基础上充分开发平台的资源整合作用。在进行功能设定时应充分考虑事业单位日常工作任务、办公活动、档案管理现状以及技术支持条件等因素,让工作人员能够快速地掌握平台操作技巧、充分利用服务功能,提升信息处理、收集、调用等工作的实效性。

二、现阶段智能化档案系统与自动化办公系统创新融合的现状

(一)操作系统较为复杂,复合型人才缺口大。事业单位涉及的办公内容较为复杂,工作量相对较大,现阶段的办公软件与程序需要定期进行更新才能保证办公的实际效率。当前阶段为了促进事业单位办公系统和智能档案管理实现融合,为了实现资源共享目标,事业单位开始促使两者融合。然而办公程序与档案管理系统在融合的过程中,实际的操作规范、流程及技术功能往往存在差异性,区别于传统办公、档案管理机制,工作人员很难在短时间内完全掌握操作技巧,无法发挥系统融合应用的技术优势。与此同时事业单位的工作队伍整体工作素质参差不齐,部分员工信息素养不强,对信息化办公程序掌握不熟练。但在实践工作中,不管是档案管理还是办公操作都要求工作人员必须掌握相应的技术,导致两者对人才需求的专业偏向相差甚远,复合型人才的缺口较大。

(二)基础硬件设施不完善。现阶段,事业单位在信息化建设的进程中已经取得了一定的实践成果,但办公部门与档案管理属于两个不同的工作领域。尽管办公设备都包含计算机、存储器、扫描设备以及服务器等设备,但在设备型号、功能设定、程序功能与存储格式等方面都存在较大的差异,二者融合的硬件设施不完善,与此同时由于客观环境条件的差异性,使得二者的信息共享受到了限制。目前事业单位在信息共享平台的建设方面,将具体的工作内容划分为信息收集、归类、分析、处理及存储等阶段。特别是事业单位的智能档案管理,需要在达成信息交流共享的基础上实现档案信息的优化归类与整理,做好对应的保密工作,确保信息共享、交互的安全性与可靠性。但由于客观条件的影响,事业单位信息资源共享的防护机制仍旧存在漏洞,保密等级划分不明确。

(三)配套性的管理制度改革进程慢。办公系统、档案管理系统属于两个独立的管理部门,因此制定与执行的监管制度也有所不同,具体表现在行为规范、工作流程、绩效考核、监督管理等方面,这种管理制度的差异性也使得二者难以实现全面融合目标,配套性的管理制度改革进程相对滞后。在安全管理方面,二者的范围、等级、程度不对应,由于二者工作性质的差别性,在信息安全保障方面的建设重点也有所不同,与办公系统相比档案管理的保密级别明显更高,因此针对电子档案的安全保障成为开展工作的重点,与此相对应的办公系统在信息管理的安全防护机制建设方面,范围没有档案管理广,安全级别也相对较低,在信息保密等级上并不对等,对应的安全管理规范也存在明显的区别,限制了二者的融合深度。

三、全面落实办公程序与档案智能管理机制创新融合目标的实践对策

(一)为二者融合改革夯实客观基础。数字化、智能化现代技术在事业单位的全面、深入应用,使得智能档案机制不断被完善。在此基础上,为更好地推进其与现代办公系统的有效融合,事业单位应加强基础设施方面的资金投入,对服务器、计算机、存储器、办公设备等进行优化升级,为二者的融合改革夯实客观基础。此外还需要对办公程序与智能档案服务平台进行功能设定,保证信息服务的全面性与针对性,与此同时在基础设施的建设方面,应合理参考原有的设备基础,提升资金投入的利用效率,兼顾经济性与实效性原则。

(二)打造专业化的工作队伍。为更好地推进档案管理与办公系统的深入、全面融合进程,事业单位应注重工作队伍的建设。作为事业单位信息化改革的重要实践者,档案管理工作者与办公系统的操作者需要的专业技术不同,信息社会互联网发展迅猛,对于人才的要求越来越严格,要求其必须掌握计算机技术、办公理论知识及档案管理水平及相关法律知识等,才能真正承担起融合管理工作的任务。为此事业单位应加强复合型人才的培养与引进制度,如在人才招聘的过程中,注重专业素养、通识技能以及信息操作能力的考察;完善人才培养机制,定期派遣优秀人才进行技术交流等。

(三)完善技术操作、信息管理标准。统一的技术操作标准与信息管理规范是推进档案、办公工作融合的重要制度基础。尽管现阶段档案与办公领域的数据存储、电子文件格式已经有了相对统一的标准,但是仔细查看可以发现,其中罗列的诸多标准更多属于推荐类标准,单位内不同部门之间都可结合部门发展实际进行调整,部门工作人员对相关操作标准了解不全面、信息系统实践操作不规范,使得融合管理机制缺乏约束力。针对该种情况,事业单位应加强相关制度的宣传力度,建立起对应的管理、监督系统,全面落实标准化的融合工作管理目标。

(四)创新信息资源融合管理的安全防护观念。在办公系统、档案智能化管理系统中,对信息交互与共享的安全防护机制都有着一定的技术要求。在二者的融合建设进程中,需要依照信息数据的重要性与保密性划分安全等级,依照保密规定对信息进行整合。具体来讲,保密级别的设定更多体现在单位内的纸质档案方面,而颁发、推行的一系列保密规定则更多体现在电子档案方面。保护电子档案安全则需要设置对应的防火墙,对恶意访问、病毒、黑客攻击等进行拦截,确保信息开发的可靠性。与此同时,由于信息技术更新速率较快,为更好地实现安全防护的目的,单位应及时进行程序升级,为档案工作与办公系统的深度融合提供保障。

四、结语

事业单位内部推进信息化档案管理改革,在办公系统中融合智能档案资源开发工作,不仅可以打造效率更高、办公服务更具体的管理机制,实现对档案资源的深入开发,同时还能够通过智能化管理平台,将档案服务工作统一于一站式服务中心,整合单位信息资源,为各部门办公任务的有效完成、社会服务功能的发挥等工作提供保障。

【参考文献】

[1]赵耀.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务,2019,312(07):92.

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