高等院校管理信息系统应用状况分析报告
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高等院校管理信息系统应用状况分析报告

2021-10-23 08:11:01 投稿作者: 点击:

【摘 要】 高等院校管理信息系统的建设与应用是高等教育信息化建设的一项重要内容,也是推进高等院校管理工作科学高效运行的重要辅助手段。本文选取苏州科技学院作为调查对象,分析了学校管理信息系统建设的现状、特点和存在的问题,并结合管理信息系统建设的有关理论和经验提出优化的建议。

【关键词】 高等院校 管理信息系统 分析报告

基于计算机和网络技术的管理信息系统在企业的管理活动中得到广泛的应用,且发挥出不可替代的重要作用。自1994年4月“中国教育和科研计算机网络(CERNET)示范工程”启动并通过验收后,我国教育科研领域的信息化建设步入全新的发展阶段。此后,经历近20年的建设和发展,我国高等院校的管理信息系统(MIS)的建设日趋完善和成熟。由于高等院校有着不同于一般企业单位和事业单位的组织特征,这也决定了其在管理信息系统建设方面的特性。同时,高等院校虽然在办学历史、基本规模、发展定位、培养特色、综合实力、管理风格等方面存在一定的差异,但在组织属性、根本任务和管理内容等方面具有普遍的共性。因此在管理信息系统的建设方面也大同小异。本文以作者的工作单位--苏州科技学院为例,结合学院的组织特点和管理系统建设的状况,分析了高等院校管理信息系统的特点和存在的问题,并依据管理信息系统的有关理论和方法,参考借鉴其他组织中管理信息系统建设的经验,提出完善和优化的建议。

1. 管理信息系统应用的状况

1.1学校的基本组织概况

苏州科技学院是一所中央与地方共建的省属普通全日制本科高等院校。现有56个本科专业、12个一级学科硕士点。在校学生2万多人,教职工1600余人。学校以工为主,涵盖工、理、人文、社会、管理、艺术等多个学科门类。以建筑与城市规划、土木与环境等学科和专业为优势和特色。学校现有江枫、石湖、天平等3个校区,校园占地面积2千多亩。学校以建设有影响、有特色的教学研究型大学为发展目标,以培养基础扎实、知识面宽、具有创新精神和实践能力的应用型高级专门人才为己任,坚持“立足苏州、服务江苏、辐射全国、影响海外”的办学定位,为地方经济建设和社会发展服务。学校现设建筑与城市规划学院等14个教学单位、党委办公室等6个党群部门、人事处等17个行政部门、图书馆等9个直属部门(见图1)。

1.2学校管理信息系统的基本构架

学校的管理信息系统主要依据不同的职能进行划分和应用,主要应用于学校的内部管理方面,也包与外部之间的信息交换和服务等方面。其基本构架可以从业务层面、物质层面、技术层面和信息层面等不同的角度加以描述。

在业务层面,即管理信息系统支持和服务的工作业务范围与属性。学校的管理信息系统主要包括教学管理信息子系统、人事管理信息子系统、学生管理信息子系统,科研管理信息子系统、财务管理信息子系统、资产管理信息子系统、后勤管理信息子系统、图文管理信息子系统、网络管理信息子系统等(见图2)。

在物质层面,即管理信息系统的硬件建设和软件支持。硬件方面:在全校范围内都配置了日常办公所需的计算机和其他辅助设备。在网络中心、教务处、财务处、学生处、人事处、设备处、图书馆等主要职能机构,还配备了管理信息系统所需要的计算机、网络服务器以及专门的工作用房等基础硬件设施。软件方面:除了日常办公软件,也包括用以海量复杂数据、信息处理与管理的专业商业软件、网络技术服务于管理的专业软件、用以学校内部信息交流与互动的自主开发软件等等。此外,还包括用以支持管理信息系统健康运行的专业人员和资金支持。

在技术层面,即管理信息系统构建与运行所使用的技术与方法。管理信息系统是基于现代计算机和网络技术而存在的,所以计算机和网络技术是这一系统构建和运行的主要技术手段。主要是用以实现管理信息系统所提供的浏览、查询、统计分析、维护、模拟示范、预测以及决策等主要功能所需要的常用技术。此外管理信息系统又是以提高管理效能为主要目标的,所以现代的管理方法与技术也成为这一系统良性运行的重要技术要素。

在信息层面,即管理信息系统所要处理的信息性质与类别。管理信息系统所要处理的信息主要来自学校内部的管理需要,主要包括公文信息(学校内部的政策、规定及日常公文资料)、人员信息(包括教师和学生的基本资料和档案)、资金信息(包括学校各项事业发展的经费)、设备信息(包括实验设备、固定资产)、网络信息(包括校内外网络信息和电子邮件信息)、交互信息(包括处于管理系统中各种角色关系间交流与互动的信息)等等,这些信息有的是单向传递的,有的是双向甚至是多向交叉传递的。部分信息是封闭式,仅限于内部范围使用。除内部管理信息外,还包括对外交流与社会服务过程中需要处理的各类信息。

由此可见学校管理信息系统的基本逻辑架构(见图3)

1.3学校管理信息系统的应用状况

学校管理信息系统的建设与应用主要围绕学校作为高等教育组织的基本任务和功能而开展的。目前已基本覆盖到学校管理的各个领域。从日常办公自动化到专业管理信息平台以及综合性管理信息系统,管理信息系统的类型也比较全面。经过多年的持续建设,我校的管理信息系统建设在硬件上日趋完备,且在学校的建设和发展过程中发挥出越来越重要的作用。其价值在多方面得以体现并得到广泛的认可和重视。在一些专门的管理领域,管理信息系统的建设都配置的专属空间和专业人员,保证了管理信息系统的健康有效地运转。近年来,学校在管理信息系统的建设中不断增加投入,且开始重视和鼓励校内专业人员结合本校的工作特点和实际需要进行管理信息系统的自主研发工作,已取得初步进展。

2. 管理信息系统应用存在的问题分析

虽然学校的管理信息系统建设与应用已经取得一定的成效,但在很多方面仍存在一些问题和不足,主要体现在以下几个方面:

2.1管理信息系统的价值尚未得到充分认识与发挥。和许多高校一样,现阶段对管理信息系统的作用和价值的认识往往还停留在如何利用计算机的高速运算能力以加快业务处理速度上,管理信息系统的作用被局限在实现办公自动化、提高工作效率的层面上。而没能认识到管理信息系统的建设和应用在推动知识与信息创新、知识与信息交流方面的独特作用。此外,由于观念和认识的局限于障碍,管理信息系统对决策的影响被有意或无意地忽略,管理信息系统在推进科学、高效决策方面的作用没能得到足够的重视和体现。

2.2管理信息系统的整体设计与构建有待整合完善。虽然学校的管理信息系统覆盖了所有的管理与服务的业务范围,但很多管理信息系统都是各个职能部门根据自身的工作需要独立建制的,这种管理信息系统往往是封闭式的,在系统设计上存在重复建设的问题。管理信息系统的数据标准不一,许多信息是单向流动的,这就造成了管理信息系统中的信息不能共享和交互。管理信息系统缺乏总体设计,系统内部业务单元之间契合程度低,系统显得冗杂低效,造成了信息资源和学校物质资源的浪费。此外,由于系统自身设计存在的缺陷,使得系统的整体运行不够顺畅,对信息的处理和反应滞缓,一些系统信息更新缓慢,大量陈旧数据和信息的沉积,不仅占用了宝贵的系统资源,而且会对管理决策带来负面的影响。

2.3管理信息系统的建设重硬投入轻软支持。在管理信息系统的建设上对硬件的投入比较重视,但对软件的选择、引用与开发,对人员的配置、培训和使用重视不够。目前,支持学校管理信息系统建设运行的计算机、网络等基础硬件条件以及办公用房等设施建设比较令人满意,但在软件的选择和引用尤其是组织自主研发方面,缺少足够的重视,习惯于购买现成的商业管理软件,或者被动地使用主管部门要求使用的管理软件,结合自身组织特点和工作需要,经过系统设计和科学集成的自主研发的应用管理软件少而又少,目前开发的软件所应用的领域和发挥的功效十分有限。而且,管理信息系统的应用基本上处于被动适应的阶段,应用人员普遍缺乏对软件功能的主动采用与开发,一些专业性较强岗位的工作人员并非科班出身,或者缺乏系统的岗位培训,部分岗位没能配备专职人员。

此外,在管理信息系统的安全性方面,存在着开放与保守的矛盾与冲突。在管理信息系统的安全建设问题上,一方面要维护系统自身的安全和信息安全,一些应用于计算机和网络的安全技术被广泛采用,受制于此,一些管理信息只能在学校内部交流使用,甚至只能在本部门使用,这极大地限制了管理信息的综合使用效率和价值。同时,为满足学校对外交流、开放办学等方面的需要,管理信息系统又要具有一定的开放性。如何达成管理信息系统建设与应用中开放与安全的平衡也成为一项亟待解决的问题。

3. 管理信息系统完善与优化的建议

管理信息系统的建设与应用是高等院校适应社会和时代发展,提高自身管理水平的必要。管理信息系统的建设与应用必然面临组织发展自身需求的日益多样化、复杂化的形势,同时还要不断适应新思想、新技术带来的新变化和新问题。针对上述存在的问题,建议从以下几个方面加以完善和优化:

3.1转变观念,全面认识管理信息系统建设与应用的价值。作为决策者的学校领导,应重新认识高校管理信息系统建设和应用的价值所在,超越以往对管理信息系统仅仅作用于提高办公自动化水平和管理工作效率的价值认识,意识并重视管理信息系统对管理决策的影响和作用。在指导管理信息系统建设过程中强调并实现决策系统的设计与运用,并身体力行地使用和发挥这一系统价值。同时,在制度上要保障各个职能部门的领导和不同管理领域的管理者、技术人员以及一线工作人员重视管理信息系统的建设与应用,自觉维护系统的健康运行,提高信息系统的效能。在条件成熟的情况下,可考虑成立专门的权威管理机构,负责全校范围内的管理信息系统的设计建设、日常监管、开发维护、综合评价与服务支持等工作。

3.2科学设计,整合和优化管理信息系统资源。在现有管理信息系统建设与应用的基础上,依据不同的职能特征以及相互关系,检讨系统的运行状况,重新设计并论证更为科学的管理信息系统结构。改变过去各自为政的状态,对系统进行整合和集成,优化管理信息系统资源,减少或避免重复建设,提高各个子系统间的联系与契合,统一信息和数据的标准,增强信息交互。加强对系统信息的监控与管理,提升信息的更新交换效率。重视高校内部信息网络建设,积极探索和采用科学可靠的安全技术,平衡内部信息与外部信息的开放性与安全性。

3.3软硬兼施,提高管理信息系统的应用水平。采用科学的系统支持方案,集中资源,重点支持关键领域的管理信息系统建设所需的硬件投入。对现有硬件资源进行深入挖掘,提高使用效率,最大限度地发挥硬件功效潜力。增加投入用以支持自主软件的开发工作,改变过分依赖购买商业软件的状况,积极主动开发适应本校组织特点和工作需要的管理系统软件与平台,充分发挥本校相关专业人员的才智。有针对性地组织对管理信息系统技术人员、管理人员和应用人员进行业务培训,提高对管理信息系统的应用能力和水平,充分发挥管理信息系统的效能。重视管理信息系统专业队伍的建设,根据需要设置专门的技术岗位,招聘或培养胜任工作要求的专技人员,打造一支懂技术、会管理的高素质管理信息系统人才队伍。

结语

通过以苏州科技学院为例对高等院校管理信息系统应用状况的分析,我们可以看到:高等院校自身发展的需要,对高校内部管理手段、管理方法和管理模式提出新的要求。以提高管理工作效率和管理决策水平为出发点,基于现代计算机和网络技术的管理信息系统建设是适应这一要求的必要选择。目前,管理信息系统在高等院校的管理活动得以广泛应用且发挥日益突出的独特作用,但高等院校对管理信息系统的价值认识和应用策略上还存在一定的局限与偏差,管理信息系统本身在设计、运行、维护、监管、安全等方面也存在诸多需要改善和优化之处。管理信息系统的建设和应用必须紧随时代和社会发展的步伐,不断适应高等院校发展建设过程中所面临的新任务、新需要、新问题和新挑战,高等院校应从观念、组织、制度、技术、人员、硬件、软件等多方面入手,采用现代的管理理论与管理方法,科学设计、优化资源、充分保障、量力而行,推动管理信息系统建设与应用的健康良性发展。

注释:

*徐世军.高校管理信息系统的集成[J].科教文汇,2006.6.

参考文献:

[1]仲秋雁.管理信息系统 [M].清华大学出版社,2010.6.

[2]徐世军.高校管理信息系统的集成[J].科教文汇,2006.6.

[3]朱 强.高校管理信息系统建设问题初探[J].浙江传媒学院学报,2005.4.

[4]王贵明.高校管理信息系统的现状与发展分析[J].山西电子技术,2000.1.

作者简介:孙士俊(1979- )黑龙江肇东人,苏州科技学院人事处助理研究员 ,主要研究方向为高等教育管理

丛春秋(1973-)吉林四平人,苏州科技学院人事处助理研究员,主要研究方向为高等教育管理。

(作者单位:苏州科技学院)

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